آرشیو الکترونیک

خدمات اسکن و ارشیو اسناد

 

 

مشکل مربوط به فضای فیزیکی

·         یکی از مشکلات عمده بخش های مدارک و اسناد  ، مشکل کمبود شدید فضای بایگانی است که تاثیر منفی زیادی بر عملکرد بخش های مدارک داشته است.

·         ازدحام پرونده ها و کمبود شدید فضای بخش مدارک

·         وقت گیر بودن ذخیره و بازیابی اطلاعات

·         افزایش استرس شغلی در پرسنل مدارک

·         کاهش عمر مفید فرمهای کاغذی مدارک پزشکی به دلیل شرایط نگهداری نامناسب و افزایش خطر آسیب ناشی از عوامل طبیعی (نور، رطوبت، گرما، گردوخاک…

·         افزایش اختلالات ارگونومیک در کارکنان بخش بایگانی

·         کاهش رضایت شغلی کارکنان بخش مدارک به دلیل محیط نامطلوب کاری

·         افزایش هزینه های سازمانها در نگهداری از مدارک

·          افزایش خطرات بلقوه ناشی از آتش سوزی

راهکارها برای حل مشکل فضای فیزیکی در بخش های مدارک کشور

 

استفاده از روش تصویربرداری اسناد (اسکن مدارک کاغذی)

 

·                 تصویربرداری اسناد، شامل اسکن نمودن  فرمهای مدارک در سیستم های کامپیوتری است. در این روش تعدادی از فرمهای مدارک اسکن شده و بصورت الکترونیکی بعنوان مدارک ذخیره می شوند.

·                  مزایایی  استفاده از تصویر برداری اسناد:

·         حل مشکل کمبود فضای بایگانی

·         تسهیل در بازیابی و دسترسی به مدارک

·         صرفه جویی در نیروی انسانی و تجهیزات بایگانی

·         ایجاد محیط کاری بهتر و افزایش رضایت شغلی کارکنان بخش مدارک

·         امکان دسترسی همزمان به پرونده ها

·         امکان تهیه نسخه پشتیبان از پرونده ها و در نتیجه بهبود امنیت آنها

·         بهبود محرمانگی اطلاعات

·         امکان تهیه گزارشات مختلف و……………….

 

 

اسکن اسناد

 

هدف

·         هدف از سامان‌دهی فیزیکی و الکترونیکی (اسکن اسناد) و به‌روزرسانی اسناد دستیابی به موارد ذیل است:

·         - ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه‌بندی و دسترسی به اسناد

·         - کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیکی اسناد

·         - بالا بردن ایمنی اسناد در مقابل حوادث طبیعی و غیرطبیعی

·         - حذف عملیات تکراری و غیرضروری در آرشیو نمودن اسناد

·         - از بین رفتن مخاطرات ناشی از جابجایی اسناد و جلوگیری از گم شدن و بروز آسیب های فیزیکی احتمالی

·         - فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد ، فیلدهای اطلاعاتی و ساختار طبقه بندی اسناد

·         - دسترسی به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طریق بستر شبکه داخلی سازمان ها  و یا درصورت تمایل از طریق سرویس‌دهنده وب با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی

·         - امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی کاربران مختلف به اسناد فنی

·         - امکان تبادل اسناد به‌صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی

·         - افزایش کارایی مدیران در بررسی گزارش‌ها و تصمیم‌گیری‌های مقتضی بر اساس اطلاعات دسته‌بندی شده و به‌روز

·         امینیت ،حفظ و نگه داری اوراق و اسناد پرونده ها

 

 

 

 

فرآیند سامان‌دهی فیزیکی و الکترونیکی

 

·         سامان‌دهی اسناد در دو بخش سامان‌دهی فیزیکی و سامان‌دهی الکترونیکی، صورت می‌پذیرد.

روش سامان‌دهی فیزیکی اسناد فنی

تجمیع اسناد

·         سازمان مورد نظر باید در حد امکان نسبت به جمع آوری مستندات خود که احتمال وجود آنها در بایگانی‌های مختلف وجود دارد، اقدام نمایند.

دسته‌بندی موضوعی اسناد

·         در صورت وجود لیست از پیش تعیین شده از جانب سازمان، این لیست مورد استفاده قرار می‌گیرد. در صورت عدم وجود لیست اصلی می‌توان از ساختار اسنادی مشابه در سازمان‌های مشابه استفاده نمود. شایان ذکر است، در صورتی‌که هیچ‌گونه ساختار دسته‌بندی از اسناد سازمان وجود نداشت شرکت اقدام به ایجاد ساختار درختی جهت دسته بندی اسناد خواهد نمود.

وجین

·         وجین مدارک شامل استخراج و جداسازی اسناد منسوخ ، زاید و غیرضروری می‌باشد. استخراج اوراقی که به اشتباه در زونکن اسناد دیگر قرار گرفته است و جایگذاری آن در محل صحیح خود در این مرحله انجام می‌شود. شناسایی و ادغام اسناد نیز در این مرحله انجام خواهد شد .

·         هم‌چنین باید با استفاده از لیست‌ اسناد لیست هایی از:

·         ۱- اسناد موجود ۲- نواقص اسناد ۳- اسناد تغییر یافته ۴- اسناد زاید و غیرضروری تهیه شود.

·         منظور از اسناد تغییر یافته مواردی است که به‌طور مشهود روی سند تغییرات مشخص شده باشد.

کدبندی اسناد

·         کدبندی اسناد در هر سازمان بنابر نظر مسوولین بایگانی انجام می‌گیرد. به‌منظور دسترسی سریع مسوول بایگانی درسازمان ها به اسناد، کد محل پارک در ۴ قسمت به شرح زیر تعریف می‌گردد:

·         شماره موضوعی هر بخش از زونکن : هر زونکن ممکن است حاوی چندین بخش یا فصل باشد . جهت دسترسی راحت ، هر بخش باید به صورت مجزا کد گذاری شود.

·         بدین منظور می‌توان روی تک تک صفحات هر سند ابتدا ۶ کارکتر اصلی (بر اساس نام قفسه حاوی زونکن مورد نظر ، طبقه ای که زونکن در آن قرار گرفته و شماره زونکن حاوی سند مورد نظر) و سپس بر اساس موضوعات مختلف ، کاراکتر فرعی ثبت نمود.

·         بدین ترتیب در صورتیکه یکی از اوراق هرسند به هر دلیلی از سایر صفحات جدا شود با کد ثبت شده (در محل یکسان) برای همه اوراق می توان قفسه ، طبقه ، زونکن و سند مورد نظر را پیدا نموده و آن برگ را بر اساس شماره صفحات در جای خود قرار داد. نکته مهم در این قسمت درج شماره صفحه بر روی صفحات هر سند می باشد که از ۱ شروع و به ازای هر صفحه شماره تسلسل آن افزوده می شود. بهتر است شماره صفحه در قسمت وسط پایین صفحه درج شود. کلیه مراحل درج کدگذاری بر روی اسناد در صورت امکان توسط دستگاه نمراتور انجام پذیرد. در صورتیکه سازمان‌ها در تعیین آدرس محل پارک از کدینگ دیگری استفاده نموده اند ، مشروط بر آنکه به فیزیک اسناد دسترسی سریع و راحت داشته باشند قابل استفاده می‌باشد.

 

آماده‌سازی

·         پس از اجرای مراحل فوق، اسناد و مدارک باید بر اساس طبقه‌بندی انجام شده در پوشش مناسب قرارداده شده و سپس در زونکن گذاشته شوند. همچنین می بایست اوراق از قسمت وسط پانچ شوند و جهت سهولت در مطالعه و بررسی، منگنه های اضافی خارج گردند. برای تفکیک موضوعات میتوان از زونکن های رنگی و یا از برچسب هایی با رنگ‌های موضوعی مختلف جهت ثبت کد بر روی هرزونکن استفاده نمود.

·         برچسب زونکن‌‌ها بر اساس فرمت زیر بر روی آن‌ها الصاق شده و در محل مورد نظر بایگانی می‌شوند.

 

 

 

مراحل سامان‌دهی الکترونیکی اسناد فنی

 

امور مقدماتی و ایجاد ساختار بایگانی الکترونیکی

·         پیش از آغاز عملیات بایگانی الکترونیکی می‌بایست مطالعه و بررسی دقیقی بر بایگانی اسناد موجود انجام داد که مهم‌ترین آنها عبارتند از :

·         شناسایی تیپ اسناد از لحاظ نوع کاغذ، سایز، نحوه نگه‌داری و کیفیت اسناد

·         انتخاب تجهیزات مطلوب

·         شناخت کاربران سیستم و تعیین سطوح دسترسی

·         تعیین فیلدهای جستجو

·         حداقل نیازمندی های نرم افزار مدیریت اسناد

·         برای مدیریت، نگهداری و بازیابی اطلاعات و تصاویر الکترونیکی اسناد نیاز به نرم‌افزاری مناسب می‌باشد.

·         شرکت  با توجه به قابلیت‌های فراوان در امر تولید نرم‌افزارهای مختلف امکان تولید نرم افزار مناسب برای استفاده از اوراق بایگانی می باشد.

 

 

 

آماده‌سازی

·         آماده‌سازی و پاک‌سازی اسناد عبارت است از باز نمودن تای اوراق ، ترمیم پارگی، جدا نمودن سوزن ، منگنه و امثالهم که انجام این مراحل باعث تسریع امور اسکن خواهد شد. لازم به ذکر است مرحله آماده‌سازی بایگانی الکترونیکی به ترتیب چیدمان زونکن‌ها و فقط در مورد اسنادی انجام می شود که مقرر است عملیات اسکن بلافاصله روی آن انجام شود.

اسکن اسناد

·         در بخش تصویربرداری، اسکن اسناد به ترتیب کد محل بایگانی انجام می شود. در این بخش بر روی تمامی اسناد هنگام تصویربرداری، عملیات تمیزکاری اولیه، ابتدا بصورت خودکار توسط نرم افزار اختصاصی اسکنرها و در صورت نیاز به تنظیم بیشتر ، به صورت دستی به وسیله اپراتور انجام می پذیرد تا کیفیت مطلوب بدست آید. باید توجه شود که وضوح فایلها برای کلیه اسناد در محدوده‌های مختلف و با dpiهای می‌باشد.

·         با توجه به نوع اسناد، ازنظر کیفیت و سایر مشخصات ظاهری، فرمت اسکن میتواند تغییر نماید. اسناد می‌تواند به صورت سیاه وسفید اسکن شود درصورتیکه در برخی از اسنادی که کیفیت ظاهری خوبی ندارند ریزش اطلاعات رخ دهد باید اسکن به صورت خاکستری ( GRAY SCALE ) اجرا شود. البته فرمت خاکستری باعث افزایش قابل توجه حجم فایل و زمان اجرای کار می گردد ولی برای حفظ اطلاعات ضروری است. همچنین در سازمان‌های مختلف با توجه به نیاز می‌توان اسناد را به صورت رنگی اسکن نمود.

·         در صورتیکه مستنداتی از قبیل نقشه و یا دستورالعمل وجود دارند که بسیار فرسوده و نا خوانا هستند می بایستی ضمن لیست گیری، برای احیاء آن ها در کارگروه‌های تخصصی تصمیم گیری گردد.

·         به منظور تشخیص اوراق اسکن شده از سایر اوراق، بر روی هر یک از اوراق اسکن شده شماره و یا علامت مشخصی درج شود. این امر در بسیاری از اوقات به صورت خودکار توسط اسکنرهای حرفه‌ای انجام می‌شود.

·         پس از انجام عملیات تصویربرداری، کلیه اقلام جدا شده در مرحله آماده‌سازی مجددا به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتیب اولیه، بایگانی می شود.

 

اصلاح و ویرایش تصویرها

·         علاوه بر این که در زمان اسکن می‌بایست تنظیمات دقیقی برای اسکن نمودن اسناد صورت پذیرد تا کیفیت ، مطلوب و بدون ریزش اطلاعات باشد می‌بایست مراحلی به ترتیب زیر نیز برای بهینه‌سازی تصاویر انجام گیرد:

·          DESKEW اریب زدایی کردن در زمانی که تصویر به صورت کج قرار گرفته است

·         CROP حذف اضافات (بیشتر منظور بالای صفحه است)

·         ROTATE چرخاندن تصاویر به شکل صحیح

·         ERASE حذف کردن بخشی از تصویر که بدون استفاده است

·         CENTERING وسط چین کردن تصویر در مرکز

·         BORDER حذف یا افزودن کادر به تصاویر

 

 

 

 

ورود اطلاعات اسناد

·         با هدف سهولت و تسریع بازیابی اطلاعات و دستیابی کاربران به اسناد مورد نیاز ، می‌بایست اطلاعات مربوط به فیلدهای اطلاعاتی اسناد در نرم‌افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی وارد شود. چنانچه در مرحله سامان‌دهی فیزیکی لیست اسناد آماده شده باشد ورود اطلاعات می بایست بر اساس آن انجام شود. در این مرحله از سامان‌دهی الکترونیکی می‌بایست فعالیت‌های زیر نیز صورت گیرد:

·         تعیین جایگاه هر سند در طبقه بندی تعریف شده در نرم‌افزار مدیریت اسناد

·         تعیین سطوح دسترسی کاربران به هر سند

·         و …

 

 

سیستم تشخیص خودکار اسناد

این سیستم می تواند تصاویر ذخیره شده از خروجی هر دستگاه اسکنر را پردازش کند و براساس آموزش های از پیش داده شده به سیستم، انواع اسناد مختلف را بصورت خودکار تفیک کند و در گروه ها و دسته های موردنظر سازمان ثبت نماید. در واقع این سیستم بصورت خودکار عملیات پویانگاری را با سرعت بیشتر، درصد خطای کمتر و هزینه پایین تر بر روی اسناد انجام می دهد.

 

ملاک های سنجش کارآیی این سیستم چیست؟

 

نرم افزارهای تشخیص خودکار از روی تصاویر از تکنیک های بینایی ماشینی (Computer Vision)و هوش مصنوعی (Artificial Intelligence)  استفاده می کنند. این حوزه دارای دو ملاک کلی رقابتی و ارزیابی کارآیی هستند: سرعت پردازش و درصد خطا

 

بسیاری از این سیستم ها باتوجه به سرعت پردازش پایین و درصد خطای بالا کارایی مطلوبی نداشته­اند.

 

سیستم تشخیص خودکار اسناد  دارای سرعت پردازش بسیار بالاتر از نیروی انسانی و درصد خطای بسیار کم (کمتر از %5) می­باشد که این درصد خطا نیز می تواند با training بیشتر و الگوهای مناسب تر تا 2% نیز کاهش یابد.

 

مراحل آماده سازی سیستم:

 

1)     شناسایی گروه ها و دسته ها ی اسناد

 

در این مرحله انواع اسناد که شناسایی آنها می بایست در فرآیند پویانگاری انجام شود، مشخص می گردد و تمامی انواع نمونه های مختلف هر نوع سند گردآوری می شود.

 

 

 

2)     شناسایی مشخصه های قابل استناد

 

در این مرحله کلیه مشخصه های تکرارشونده در اسناد شناسایی و تعریف می شوند و در بانک اطلاعات مربوطه ثبت می گردند.

 

3)     تحلیل و ارزشیابی مشخصه ها ( انتخاب و وزن دهی)

 

مشخصه های شناسایی شده از لحاظ موقعیت ابعاد شکل و یکتایی در بین اسناد دیگر تحلیل و پس از حذف مشخصه های نامناسب بقیه مشخصه ها وزن دهی می شوند.

 

 

 

4)     تعریف الگوها در سیستم

 

در این مرحله براساس مشخصه ها الگوها با وزن های شکل، موقعیت، ابعاد و... تعریف می شوند.

 

 

 

5)     ثبت عبارات منطقی مطمئن

 

در این مرحله عبارات استنتاجی منطقی قابل اطمینان  و یا با ضریب اطمینان بسیار بالا تعریف می شوند.

 

 

 

6)      طراحی شبکه عصبی

 

در این مرحله براساس استنتاج ها، وزن الگوها و احتمال تکرارپذیری در اسناد همسان و غیرهمسان  و بسیاری پارامترهای دیگر شبکه عصبی طراحی و در سیستم تعبیه می گردد.

 

 

 

7)     آزمایش با داده های نمونه (test case)

 

در این مرحله تصاویر نمونه بصورت آزمایشی بررسی و نتایج ارزیابی می شود و پس از آن جهت بهبود عملکرد باتوجه به نتایج آزمایش و اصلاح شبکه عصبی اقدام خواهد شد.

 

 

 

8)     اصلاح الگوها و روال استنتاج براساس آزمایش های نمونه

 

میزان خطای تشخیص در انواع اسناد مختلف شناسایی و پس از آن به اصلاح الگوها و روال های استنتاج پرداخته خواهد شد.

 

 

 

مراحل کار سیستم

 

1-    خواندن تصاویر از خروجی اسکنر و یا پوشه فایل های ذخیره شده

 

2-    اعمال فیلترهای متناسب جهت افزایش خوانایی و حذف noise

 

3-    تشخیص حضور الگوهای ازپیش تعریف شده توسط موتور پردازش تصویر سیستم

 

4-    دادن لیست انطباق یافته الگوها به ورودی شبکه عصبی

 

5-    دریافت خروجی تصمیم (گروه، دسته و اطلاعات دیگر) و ثبت در بانک اطلاعاتی و یا خروجی های دیگر مورد انتظار